山东华爱慈善基金会

内设机构管理制度

第一章  总则

第一条 为了适应山东华爱慈善基金会（以下简称基金会）发展的需要，根据《基金会管理条例》、《山东华爱慈善基金会章程》的规定，结合基金会的实际情况，制定本制度。

第二条 以“适应发展，规划清晰，管理规范，精简高效”为原则设立内设机构职能部门，提高工作效率，明确管理职责。

第三条 以“合理配置，职责明确，适当流动，人尽其才”为原则逐步完善内设机构负责人职位设置，健全选拔聘用机制。

第四条 本制度适用于山东华爱慈善基金会内设机构的管理和运作。

第五条 本制度所称机构，是指基金会内部设置的机构、部门等。

第六条 本制度所称职能，是指内设机构在基金会工作中应承担的各项任务。

第二章  内设机构的设置及职能

    第七条 内设机构的设置

基金会内设机构分为行政部门和业务部门。

行政部门包括：办公室、人力资源管理部、财务部；业务部门包括媒体部、项目部。

第八条 内设机构设立和变更

基金会内设机构根据业务需要设立，设立程序是由分管副秘书长、秘书长提议，人力资源管理部制订方案，理事会批准审核。

基金会可根据业务发展情况变更内设机构，变更内设机构的程序与设立程序相同。

第九条 内设机构职能

（一）行政部门职能

1、办公室职能

（1）制订行政管理规章制度；

（2）与理事会的工作联系，包括办理基金会法人登记、变更、评估、年检事项；与人事部门的工作联系，包括文件收发、传阅、机要保密处理、会议安排等；与业务部门的工作联系，填报项目资料等；

（3）理事会会议筹备，包括理事联络、会议组织服务等；

（4）办公事务管理，包括档案、印章的管理；办公用品、办公设备的分配及登记；办公车辆调配和维修等；

（5）办公区管理，包括前台接待；办公室、办公家具的分配和调整；物业、装修、消防、安全、保洁的协调管理；网络、监控设施维护；档案室，阅览室、资料室的管理等；

（6）职员考勤和请休假管理；

（7）职员福利管理，包括缴纳社会保险、住房公积金等；

（8）项目保障管理；包括会务组织，食宿、交通及差旅安排等；

（9）领导分配的其他工作。

2、人力资源管理部

（1）制订人力资源管理规章制度；

（2）制订项目管理规章制度；

（3）职员聘用管理，包括履行聘用程序、外调考察、签订聘用合同，办理入职手续；职工离职、解聘、辞退的手续办理等。

（4）职员职位与薪酬管理，包括考察、定级、任免、调整等；

（5）职员绩效考核与奖惩管理，包括考核、奖励、处罚等；

（6）职员培训管理，包括项目培训、技能评定等；

（7）临时工作人员管理，包括兼职人员、实习生、志愿者的管理；

（8）基金会的管理、交流、培训、公益项目、慈善活动等各类项目的统计、分析和过程管理；

（9）领导分配的其他工作。

3、财务部

（1）遵守国家财务管理的法律法规，落实基金会管理总则，建立健全基金会财务管理制度；

（2）设置会计帐簿、科目，并依法进行会计核算；

（3）负责编制年度财务预算；

（4）负责资金的核算和日常财务管理；

（5）负责对现金收、付业务进行核算、检查与监督；

（6）负责基金会接受社会各界捐赠实物的评估、登记、核算工作；负责基金会固定资产及低值易耗品登记核算工作；

（7）负责接收捐赠和项目资金的使用工作，建立完整捐赠和资金使用档案，使每一项资金的捐赠与使用都有案可查。定期向捐资人提供协议执行情况，实行透明管理，让捐赠人满意放心；

（8）妥善保管捐赠票据，并按规定开具捐赠票据；

（9）负责填制和审核收支凭证，监督和抵制不符合财经政策和纪律的收支凭证；

（10）及时整理财务凭证，清理基金会的财务收支帐目，编制会计报表，月末向秘书长、理事长报告当月财务收支情况；定期对基金会财务报表进行分析和评估，对不同项目的收入和使用情况进行比较，为基金会领导提供决策依据；

（11）建立会计凭证、帐簿表册、财务文件、会计报表等档案，资料分月装订，年终建档，妥善保管，未经批准不得销毁；

（12）负责基金会财务情况年度审计及协助办公室填报年检工作报告工作；

（13）会计人员调离或因故离职，应将经手会计凭证、帐册、文件资料及未了事项如实移交，并由会计主管人员或主管领导负责监交；移交人、接交人等均要在移交清册上签字；

（15）财政、银行、审计、税务等部门及上级机关检查基金会有关财务情况，需抽查会计资料时，经理事长或秘书长同意后，会计人员应如实反映有关情况，提供有关资料；

（16）注意了解国家财经政策，观察金融市场动向，跟踪基金会资金运作市场情况，保证资金运作安全，并及时提出调整资金运作建议，供决策参考；

（17）及时与民政部门、工商、税务、银行等部门联络，掌握政策变化，向领导提出合理化建议；

（18）资产监督管理工作，包括审定基金会运营目标，重大事项申报，考核基金会运营状况等；

（19）领导分配的其他工作。

（二）业务部门职能

1、媒体部

（1）管理和维护基金会的社交媒体账号，包括微博、微信、抖音、小红书等；

（2）媒体稿件撰写工作，包括新闻稿、新闻稿件、宣传稿件、广告文案等，对基金会及其项目进行宣传；

（3）媒体关系管理工作，包括与各类媒体建立并维护良好的关系，为基金会及其项目提供媒体曝光和宣传机会；

（4）品牌宣传工作，包括制订基金会宣传策略和计划，通过各种媒介传播基金会的品牌形象和公益价值观；

（5）制订媒体宣传策略和计划，包括媒体选择、媒体投放、媒体效果监测等；

（6）策划和组织各类媒体活动，宣传和推广公益项目，包括新闻发布会、媒体采访、媒体见面会等；

（7）对基金会项目及产品在各类媒体上的曝光进行监测和分析，为基金会提供数据支持；

（8）应对各类危机事件，制订危机公关策略和方案，组织危机公关活动，保护基金会声誉；

（9）领导分配的其他工作。

2、项目部

（1）拟订基金会的公益项目总体工作规划和实施方案；

（2）根据社会需求和组织使命，策划和组织公益项目，制订公益项目的目标、计划和方案，组织实施和推广公益项目；

（3）为公益项目筹措资金和资源，包括社会组织、慈善机构、企事业单位之间的联络、交流、项目筹款；

（4）与相关机构、企业、政府和社会组织建立和维护良好的合作关系，提高公益项目的影响力和可持续性，促进公益事业的发展与合作共赢；

（5）对公益项目进行监督和评估，及时发现和解决问题，提高公益项目的效果和影响力；

（6）志愿者的组织服务工作，组织志愿者和社区居民参与公益项目，增强公众对公益事业的参与感和责任感；

（7）撰写项目报告，包括活动资料与项目成果的整理与总结；

（8）负责公益项目的流程安排与后勤保障，包括活动日程规划、人员联络、议程协调、物资保障等；

（9）领导分配的其他工作。

第三章 内设机构的管理办法

第十条 内设机构负责人应当遵守相关法律法规，制订本机构的工作计划和年度预算，并按照计划和预算执行。

第十一条 内设机构应当按照相关法律法规和基金会章程的规定，制订相应的制度和办法，确保机构的工作有序进行。

第十二条 内设机构应当建立健全内部管理制度，明确职责分工，确保工作高效、规范。

第十三条 内设机构应当保持与其他机构的沟通和协调，促进工作间的互动和衔接。

第十四条 内设机构应当按照年度计划和预算，定期向山东华爱慈善基金会理事会和监事会报告工作进展情况和财务状况。

第十五条 内设机构应当遵守基金会的财务管理制度，确保财务收支的合法、规范、透明。

第十六条 内设机构应当注重人才培养和团队建设，提高机构的整体素质和工作效率。

第四章  内设机构负责人的选拔聘用

第十七条 内设机构负责人的选拔、聘用和管理按《山东华爱慈善基金会内设部门负责人选拔聘用管理暂行办法》执行。

第五章  附则

第十八条 本办法未涉及事宜，根据民政部有关基金会管理的规定，结合基金会的管理要求和基金会实际情况，另行调整。

第十九条 本办法由理事会审核通过，由人力资源与管理部负责实施。

第二十条 本制度自颁布之日起生效，由山东华爱慈善基金会负责解释。